Der Frühjahrswettbewerb: Gesucht waren Ideen, mit denen wir im Arbeitsalltag ohne Papier auskommen.
Ging an den Beitrag mit den meisten Stimmen.
Jeder Vorgang, der bei uns noch auf Papier läuft, kostet Zeit an mindestens drei Schreibtischen. Im Frühjahr haben wir deshalb gefragt, wo sich das am leichtesten ändern lässt.
Gesucht waren Ideen aus dem eigenen Arbeitsalltag – vom Formular, das niemand mehr ausdrucken muss, bis zum Ablagesystem, das ohne Ordner auskommt.
Eingegangen sind 47 Beiträge. Sieben davon hat die Jury zur Abstimmung freigegeben.
Teilnahmeberechtigt waren alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Über die Gewinner hat die Abstimmung aller Kolleginnen und Kollegen entschieden.
Die drei bestplatzierten Ideen werden im Herbst gemeinsam mit den Einreichern umgesetzt.
7 Beiträge · 283 Stimmen abgegeben
Im Außendienst schleppen wir zu jedem Termin einen Ordner mit. Liegt die Akte auf dem Tablet, haben wir beim Kunden immer den aktuellen Stand – und niemand muss abends Notizen abtippen. Für Unterschriften genügt der Finger auf dem Bildschir...
Kunden schicken uns Schäden längst als Foto. Trotzdem wird daraus intern ein ausgedrucktes Formular. Wenn das Foto direkt in den Vorgang wandert, sparen wir pro Meldung zwei Ausdrucke und einen Arbeitsschritt.
Die Mappe wandert zweimal täglich durchs Haus und liegt dazwischen meist irgendwo herum. Mit einer digitalen Freigabe wäre dieselbe Unterschrift in Minuten erledigt, und man sieht jederzeit, bei wem etwas liegt.
Für jede Sitzung werden Unterlagen für alle ausgedruckt, obwohl jeder einen Laptop dabeihat. Ein geteilter Ordner vor dem Termin reicht völlig – und Änderungen sind sofort bei allen.
Im Keller stehen Regalmeter an Akten, die niemand mehr anfasst. Einmal eingescannt wären sie in Sekunden auffindbar, und wir gewinnen einen ganzen Raum zurück.
Ein Scan direkt in der Poststelle, und der Vorgang startet noch am selben Vormittag – statt am Nachmittag, wenn der Wagen die Runde gemacht hat.
Jeder schreibt in seinen eigenen Block, und nach der Besprechung hat jeder einen anderen Stand. Ein gemeinsames digitales Notizbuch je Team würde das Nachfragen ersparen.